Projektmanagement umfasst die Methoden, die dabei helfen, diese Vorhaben erfolgreich durchzuführen. In unserem Projekt-Navigator bieten wir eine übersichtliche Darstellung, um das Projektmanagement in der öffentlichen Verwaltung zu unterstützen.

Auf dieser Seite können Sie nach unten scrollen, um den folgenden Inhalt zu sehen:

1. Der Projekt-Navigator – Übersicht, Anleitungen und Vorlagen für Ihr nächstes Projekt: Funktionsweise,  sofort Starten, Kontakt zum Team

2. Definitionen: Projekt, Projektmanagement,  Verwaltung trifft Projektstruktur, Rollen und Verantwortlichkeiten, Erfolgsfaktoren, Vorgehensmodelle

3. Literaturhinweise zum Vertieften Lesen

Der Projekt-Navigator ist die folgende Übersichtsgrafik mit Verlinkungen, die Ihnen den Weg durch ihre Projekte weist. Unterteilt in die Ebenen Leiten, Koordinieren und Umsetzen, finden Sie von der Idee bis zum Projektabschluss eine Übersicht über zu erledigende Aufgaben, zu erstellende Dokumente und zu treffende Entscheidungen. Für alle Dokumente, die im Projektablauf zu erstellen sind, sind herunterladbare Vorlagen hinterlegt. Diese können Sie mittels der Verlinkung entweder direkt ansehen oder herunterladen. Die Grafik ist am besten im Vollbildmodus (“Bild vergrößern”) anwendbar. 

Hinweis: Wenn Sie mit dem Mauszeiger über die Grafik gehen, können Sie weiterführende Informationen in Form von Dokumenten herunterladen.  

Wenn Sie mehr über den ProjektNavigator oder agiles Projektmanagement erfahren möchten, kontaktieren Sie uns unter methodenbaukasten@digital-agentur.de oder besuchen Sie unseren Methodenbaukasten: https://www.digital-agentur.de/bereiche/methoden-der-digitalen-transformation/services/methodenbaukasten 

• Ein Projekt ist eine Aufgabe oder ein Vorhaben, das ein bestimmtes Ziel hat und in einer bestimmten Zeit erledigt werden soll.  
• In der DIN-Norm fürs Projektmanagement (DIN 69901-5) wird es wie folgt definiert: Ein Projekt ist eine einzigartige Zusammenstellung von koordinierten und gesteuerten Prozessen, die auf ein bestimmtes Ziel ausgerichtet sind und einen definierten Start- und Endzeitpunkt haben. Um die Projektziele zu erreichen, müssen spezifische Lieferobjekte bereitgestellt werden, die den Anforderungen entsprechen.  

• Projekte können aufgrund verschiedener Faktoren voneinander abweichen: Lieferobjekte (= Ergebnisse oder Produkte), Anpassungen der Prozesse zur Erstellung der Lieferobjekte, Stakeholder (= eine Person oder Gruppe, die von einem Projekt betroffen ist oder ein Interesse daran hat), Ressourcen (wie Menschen, Geld, Zeit, Material und Werkzeuge), Randbedingungen (wie Dauer, Budget, Sicherheits- und Gesundheitsfaktoren, Risiken, Auswirkungen, Gesetze und andere rechtliche Anforderungen). 

• Projekte können nach unterschiedlichen Kriterien klassifiziert werden, z. B. nach Größe, Komplexität, Ergebnisstruktur und Innovationsgrad. Projekte mit ähnlicher Aufgaben- und Ergebnisstruktur bilden die Grundlage für projektspezifische Vorgehensstandards und -phasen. 

• Projektmanagement bedeutet, ein Projekt so zu planen und zu steuern, dass es erfolgreich und rechtzeitig fertig wird.  

• In der DIN-Norm fürs Projektmanagement (DIN 69901-5) wird es wie folgt definiert: Projektmanagement bezieht sich auf die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Initialisierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten. Der Begriff Projektmanagement wurde etwa ab dem Jahr 1950 geprägt. Seitdem wurde das Verfahrenswissen systematisiert und methodisch standardisiert.

• Projektmanagement beinhaltet die Anwendung von Methoden, Hilfsmitteln, Techniken und Kompetenzen in einem Projekt und umfasst das Zusammenwirken der verschiedenen Phasen des Projektlebenszyklus. Jeder Phase des Projektzyklus sollten spezifische Lieferobjekte zugeordnet sein. 

• Projektmanagement wird durch Prozesse umgesetzt. Die Projektphasen sollten systematisch aufeinander abgestimmt sein.

Projekte in der öffentlichen Verwaltung weisen Besonderheiten gegenüber Projekten in privatwirtschaftlichen Unternehmen auf, da sie mit bürokratischen und organisatorischen Abläufen in Verbindung stehen. Die Durchführung von Projekten in der öffentlichen Verwaltung berücksichtigt Anforderungen unterschiedlicher vielseitiger Anspruchsgruppen mit verschiedenen politischen Prozessen, Zielen und Schwerpunkten sowie einem regulatorischen Rechtsrahmen. Um diese Komplexität zu bewältigen, ist ein methodisches Vorgehen und eine systemische Umsetzung erforderlich. 

Es gibt spezifische Rollen, die von verschiedenen Personen je nach internen Strukturen übernommen werden können. Jede Rolle ist für eine bestimmte Aktion im Projekt verantwortlich:

• Der Lenkungsausschuss ist verantwortlich für die Steuerung des Projekts.
• Der Projektmanager ist verantwortlich für die Steuerung der Projektphasen.
• Das Projektteam ist verantwortlich für die Lieferung der Projekt-Deliverables.

Wichtigste Erfolgsfaktoren für das Gelingen eines Projektes in der Verwaltung sind das Team und die Zusammenarbeit von methodischen und technischen Aspekten im Projekt, sowie eine Behördenleitung, die das Vorgehen unterstützt. Außerdem sollten externe Faktoren für eine realistische Planung berücksichtigt werden.  

Um sicherzustellen, dass diese Faktoren gegeben sind, enthält die Abbildung Verlinkungen zu Checklisten, die den Nutzer*innen helfen sollen, die Aufgabe für jede Projektphase zu erledigen. Zusätzlich haben wir einen Link zu einem Ordner mit Projektmanagementvorlagen eingefügt, um ein Beispiel dafür zu geben, wie eine zu erbringende Leistung aussehen könnten. Bitte beachten Sie, dass diese Vorlagen vom Bundesverwaltungsamt (BVA) im Kontext seines umfassenden Projektmanagement-Rahmens unter der Lizenz CC BY 4.0. creativecommons.org/licenses/by/4.0/ entwickelt wurden. Um sich über die Verwendung dieser Vorlage zu informieren, empfehlen wir Ihnen, die Website des BVA zu besuchen.

• Ein prozessbasierter Ansatz verfolgt eine strukturierte Abfolge von Aktivitäten bis zur Erreichung des Projektziels. Verschiedene Ansätze haben sich mit dem Verständnis dieser Abfolge beschäftigt, wie in der Tabelle dargestellt.
• Je nach Komplexität des Projekts können verschiedene Modelle und Methoden zur Strukturierung und Umsetzung der Projektphasen verwendet werden. Abhängig von der Klarheit der zu erreichenden Ziele und des Weges dorthin kann entweder klassisches oder agiles Projektmanagement eingeführt werden.
• Neben dem Projekttyp und seiner Komplexität beeinflussen auch die Organisationskultur sowie der Innovations- und Kontrollbedarf der Organisation die Projektstrategie. Der #DABB Methodenbaukasten stellt hier eine Auswahl von Projektmanagementkonzepten dar, die für die deutsche Verwaltung entwickelt wurden.

Öffentliches Gestalten: Handbuch für innovatives Arbeiten in der Verwaltung, von CityLAB Berlin und Politics for Tomorrow: Methodensammlung für Innovation in der öffentlichen Verwaltung. Das Buch leitet durch die verschiedenen Phasen eines flexiblen Innovationsprozesses, anhand Vorlagen und Arbeitsdokumenten. https://www.oeffentliches-gestalten.de/

Das PMflex-Projektmanagementsystem der Bundesverwaltungsamt: Ganzheitliches Projektmanagementsystem, die berücksichtig der Besonderheiten der Projektmanagement in der öffentlichen Verwaltung anhand eines Leitfadens, Methoden und Vorlagen. BVA - GrossPM - Das PMflex-Projektmanagementsystem (bund.de)

Praxisleitfaden Projektmanagement für die Öffentliche Verwaltung des Bundesministeriums des Innern, für Bau und Heimat: Leitfaden für Projektmanagement, die berücksichtig die DIN 69901 für Projektmanagement und das neue Fortbildungs- und Qualifizierungskonzept für Projektmanagement der Bundesakademie für öffentliche Verwaltung (BAköV). https://www.bmi.bund.de/SharedDocs/downloads/DE/veroeffentlichungen/themen/moderne-verwaltung/praxisleitfaden-projektmanagement.html